一、修订背景与必要性
2025年6月，司法部、国家档案局联合印发了新修订的《公证档案管理办法》（以下简称《办法》），并自2025年6月20日起施行。此次修订是对1988年版本《公证档案管理办法》的全面更新，旨在适应新时代公证行业快速发展和档案管理要求的变化。
随着公证业务的不断拓展和年均千万卷档案数量的快速增长，原《办法》已难以满足当前公证档案管理的实际需求。同时，2020年修订的《中华人民共和国档案法》和2024年颁布实施的《中华人民共和国档案法实施条例》对档案管理工作提出了新要求。因此，修订《公证档案管理办法》成为完善公证档案管理制度、有效保护和利用公证档案的迫切需要。
二、修订主要思路与亮点
依法规范调整
新《办法》严格贯彻落实《中华人民共和国公证法》《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施条例》等法律法规有关档案管理工作的要求，明确了公证机构和司法行政机关、档案主管部门、公证协会对公证档案管理的工作职责，加强了部门间的协调联动，形成了工作合力。
满足新时代工作需求
- 扩大公证档案概念范围：将公证档案定义为公证机构在公证活动过程中直接形成的，具有保存价值的文字、图表、数据、图像、音频、视频等不同形式的历史记录，体现了档案形式的多样性。
- 推进公证电子档案信息化建设：明确公证电子档案与传统载体公证档案具有同等效力，倡导推进公证档案数字化，并对已经数字化的档案备查提出要求，以适应信息化时代的需求。
- 优化公证档案保管期限：将原永久、60年和20年的保管期限调整为永久、30年和10年，并制作了《公证档案保管期限表》，以附件形式附后，使保管期限更加科学合理。
- 完善公证文书材料归档范围：细化了归档范围，确保公证档案的完整性和真实性。
规范工作流程
- 完善公证档案利用规则：明确了公证档案利用的条件、程序和审批、登记手续，既保障了公证档案的合理利用，又防止了档案信息的泄露。
- 明确公证档案向国家综合档案馆移交的条件：规定了公证机构可以按照有关规定和标准，向同级国家综合档案馆移交公证档案，促进了公证档案的长期保存和利用。
- 加强公证机构档案管理：要求公证机构设立符合国家相关标准的档案库房，配置必要的设施设备，确保档案安全。
三、公证档案管理部门职责
新《办法》明确了公证档案管理部门的职责任务：
- 国务院司法行政机关：负责制定全国统一的公证档案工作制度，并与国家档案主管部门对全国公证档案工作进行监督、指导和检查。
- 县级以上地方司法行政机关与档案主管部门：对本行政区域内的公证档案工作进行监督、指导和检查。
- 公证协会：配合司法行政机关开展对公证档案工作的指导和培训。
四、公证档案利用与保密
新《办法》对公证档案的利用作出了详细规定：
- 建立公证档案利用制度：公证机构应当根据公证档案的密级、内容和利用方式，规定不同的利用权限、范围和审批、登记手续。
- 加强内部利用管理：本公证机构工作人员利用公证档案，应当履行审批、登记手续，未经许可不得将公证档案带离指定区域。
- 细化外部利用条件和程序：针对不同主体采取不同的处理方式，如增加了监察机关、国家安全机关等部门因办案需要利用公证档案的情形，明确了其他公证机构因工作需要利用公证档案的要求，以及当事人自行或委托他人申请利用公证档案的程序。
- 严格保密规定：禁止篡改、损毁、伪造公证档案，维护公证档案的真实性、完整性。公证机构发现档案丢失或者损毁的，应当立即报告所在地司法行政机关和档案主管部门，并采取补救措施。
五、公证档案保管与销毁
新《办法》对公证档案的保管和销毁作出了新规定：
- 缩短保管期限：将原永久、60年和20年的保管期限调整为永久、30年和10年，并制作了《公证档案保管期限表》。
- 明确保管责任：公证机构可以将公证档案的保管期限通过书面告知、办公场所公示等方式告知当事人。超过保管期限的公证档案，公证机构不再承担保管责任。
- 规范销毁条件和程序：对于保管期限届满的公证档案，应当组成鉴定工作组定期开展档案鉴定。经鉴定无保存价值的应当销毁，但销毁前应当留存公证书正本。
六、对律师事务所的启示与建议
北京舟岛律师事务所作为法律服务机构，应密切关注《公证档案管理办法》的修订内容，并从中汲取启示：
- 加强档案管理意识：认识到公证档案作为国家档案的重要组成部分，其管理的重要性不容忽视。律师事务所应建立健全档案管理制度，确保档案的完整性和安全性。
- 推进信息化建设：积极拥抱信息化时代，推进公证档案的数字化管理，提高档案管理效率和质量。
- 严格保密规定：在档案利用过程中，严格遵守保密规定，防止档案信息的泄露和滥用。
- 加强与公证机构的合作：与公证机构建立良好的合作关系，共同推进公证档案的规范化管理和科学利用。
